בצל הקורונה המתפשטת – איך לנהל צוותים מרחוק?
2020-03-15
תובנות של שגרה חדשה – עובדים מהבית
2020-03-30
השמיים סגורים, אי אפשר כיום לקיים שיחות פנים מול פנים עם לקוחות וספקים ועובדים שנשלחו לעבוד מהבית. המצב החדש מאלץ ארגונים ללמוד שיטות חדשות לניהול תקשורת שוטפת.
כאשר יותר משני אנשים מנהלים שיחה בווידאו הפרודוקטיביות נפגעת. יש הרבה סיבות לכך: אנשים מתרגמים שיחות ועידה כאמצעי לעשות מולטי טסקינג. בנוסף מארגני השיחה לא מקפידים על ארגון ומיקוד השיחה, ותמיד יש מספר אנשים שמשתלטים על השיחה ומאפשרים לאחרים להיות לא קשובים.
האמת היא שזה לא חייב להיות כך. שיחות ועידה, גם הספונטניות יכולות להתנהל באופן אפקטיבי על ידי שימוש בכללים פשוטים וטכנולוגיה נגישה.
לפניכם 12 צעדים שיעזרו לכם לגרום לשיחות שלכם להיות אפקטיביות:
- תשתמשו בווידאו – כדי שכולם ירגישו שהם "סביב אותו שולחן" פתחו את המצלמה ואל תסתפקו בשיחה רגילה. טכנולוגיות כגון זום, סקייפ, גו טו מיטינג עוזרות למשתתפים להרגיש מחוברים.
- אופציית אודיו – כדי ששיחת וידאו תעבוד טוב דרוש חיבור אינטרנט חזק, דבר שלא תמיד נגיש לכל המשתתפים. תסבירו למשתתפים ששיחת וידאו זו הנורמה ורק במצבים של תקלה טכנולוגית אפשר להשתמש באודיו.
- בדיקת טכנולוגיה מראש – אין דבר יותר מתסכל מלהתחיל שיחה באיחור של 15 דקות כי חלק מהאנשים גילו שהם צריכים להוריד תוכנה או שהמצלמה לא עובדת. לפני תחילת הפגישה על כל המשתתפים לבדוק את הטכנולוגיה ולדעת איך להפעילה. לתשומת לבכם, שיחות עם ספקים או לקוחות יכולות להתנהל בתוכנות אחרות וצריך להיערך לכך.
- וודאו שרואים את הפנים – שיחות ועידה אפקטיביות יותר כשהמשתתפים רואים את הבעות הפנים אחד של השני. בקשו מהמשתתפים לשבת קרוב למצלמה כדי ליצור את תחושת האינטימיות.
5. היצמדו לנוהלי פגישה – לפני ניהול השיחה, שלחו למשתתפים את מטרת השיחה ואת האג'נדה. בנוסף בנו חוקי שיחה שתקפים בכל שיחה, אפשרו הפסקות, ולפני שאתם עוברים לנושא חדש סכמו וזכרו לוודא שהמשימות וההחלטות ברורות לכולם. הבהירו שוב את הכל בסיום השיחה.
6. שמרו על אורך הפרזנטציה למינימום – אין דבר מייגע יותר מפרזנטציה ארוכה פנים מול פנים, אהה כן יש פרזנטציה ארוכה בווידאו. פגישות בווידאו אמורות להיות שיחות. אם יש צורך במידע רקע, שלחו אותו למשתתפים מראש. אם בכל זאת מישהו צריך להעביר מצגת שתפו את המצגת במסך של כולם כדי שיהיה קל יותר לעקוב.
7. שיחת "שמאל טוק"– למרות שאנו לעיתים מרגישים שאין טעם לשיחות חולין, בעולם הווירטואלי הן בעלות ערך מתוקף תחושת הבדידות של אנשים, ושיחות החולין משמשות ככלי לחבר בין אנשים. בנוסף בתקופה הזו כדאי לבדוק איך כולם מרגישים כי אולי למישהו יש קרוב משפחה מאובחן בווירוס.
8. מנה Facilitator – יש קושי יותר גדול לנהל שיחת ועידה לעומת שיחה פנים מול פנים ולכן מומלץ למנות את אחד המשתתפים לנהל את הזרימה של השיחה, כך אחרים יכולים להתרכז בתוכן. הfacilitator- יכול גם לחוש את רמת ההשתתפות של הקבוצה ולנהל את השאלות הנכנסות כמו גם לוודא שכולם משתתפים בשיחה. על הfacilitator גם לענות על שאלות לגבי הטכנולוגיה הנחוצה.
9. לקרוא לשיחה – אחד האתגרים בניהול שיחה וירטואלית הוא לוודא שכולם נשמעים ויחד עם זאת לא כולם ידברו באותו זמן. ההמלצה שלי היא לשאול את השקטים בשיחה את דעתם וללכת "סביב השולחן" לפני שמגיעים להחלטות. יש תוכנות שמאפשרות למשתתפים להרים יד אם הם רוצים לדבר.
10. משוב בזמן אמת – במרחב הווירטואלי קשה יותר לנתח מחשבות כי אין לולאה ויזואלית וכדי לקבל משוב על החלטות ותהליכים ששוחחו בפגישה כדאי להשתמש בכלי משוב טלפוני כמו "Poll Everywhere" כדי לקבל משוב בזמן אמת. אפשר להשאיר את המשוב פתוח בנפרד משיחת הוועידה כדי לא להפריע לשיחה. צריך לתדרך את המשתתפים על השימוש בתוכנה. מניסיוני זה די פשוט ושווה את המאמץ.
11. לא לפחד לדבר על סוגיות קשות – פגישות בווירטואל מחייבות התנהגות מלומדת ותופתעו לגלות כמה זה אפקטיבי ברגע שהצוות שלכם מתחיל להרגיש בנוח לעבוד במרחב הווירטואלי. יחד עם זאת כדאי כבר בהתחלה לדבר על סוגיות מאתגרות ולא לחכות עד שהצוות ירגיש בנוח.
12. הכל עניין של תרגול – כשניהול שיחות ועידה הוא כלי חדש עבורכם ועבור הצוות כדאי לקבל משוב על מה עבד טוב ומה פחות אחרי הפעמים הראשונות. ממליצה לקבל המלצות גם מהצוות מה יהפוך את השיחות למוצלחות.
זאת תקופה בה כולנו מתרגלים לדרך חדשה של עבודה, והמעבר לעבודה מרחוק מאלצת הרבה מאיתנו לצאת מאיזור הנוחות. חשוב לזכור שלמרות שעבודה מרחוק היא לעיתים מאתגרת, יש בה גם יתרונות, ואולי הגדול ביותר הוא שבהיעדר קירבה פיזית, הוא מאפשר לנו חיבור חברתי, חיבור אחד לשני.