ישיבה וירטואלית מוצלחת – יש חיה כזאת?

יצא לכם להשתתף בישיבה עסקית מוצלחת?

האם הצלחתה הייתה קשורה לארגון הסדר, ללוחות זמנים, לדיון קולח…?

בעת ישיבה פרונטלית עם אנשים יש קודים גלויים: שפת גוף, הבעות פנים, מבט ישיר ועוד. כל זה עשוי להניב שיח פורה שיוביל לדרך ניהול החלטות שנקבעה מראש.

כעת דמיינו ישיבה וירטואלית עם משתתפים שמגיעים מתרבויות שונות – לא תמיד נראה אותם, במקרים רבים איננו מכירים אותם וקרוב לוודאי שלא נדע לזהות אם מישהו מהם כועס או מתוסכל. סביר להניח שהישיבה תתנהל באנגלית ולא תמיד נהייה מובנים או נבין את כל שנאמר. בקיצור, זו זירה עם הרבה שונות, בה אי-הבנות תקשורתיות הן בנורמה.

טיפים לישיבה ווירטואלית מוצלחת:

מטרות ותכנון מקדים
חשוב שהמשתתפים יידעו את תפקידיהם ושיהיה תיאום ציפיות. מכיוון שהצוותים לעיתים נמצאים באזורי זמן שונים, חשוב שתהיה בהירות לכולם לגבי מטרת הפגישה.
בנוסף, תנאי הכרחי לדיון מוצלח דורש תכנון מקדים באם המטרה לפתור בעיה כלשהי, לתכנן פרויקט חדש או לקבל עדכון סטטוס.

זיהוי משתתפים
מיהם האנשים אשר צריכים לקחת חלק בישיבה? בשל הבדלי שעות, ייתכן שרק חלק מהצוות חיוני לקיום הישיבה – אל תכריחו את האחרים להשתתף אלא תנו להם להחליט אם להיות נוכחים או לא. כמו כן, אם חבר צוות מתבקש להיות נוכח מחוץ לשעות העבודה המקובלת כמו ישיבות שמתנהלות בין ישראל ולחוף המערבי של ארה"ב, שם יום עבודה מתחיל כאשר בישראל הוא מסתיים, תשתדלו שתהיה רוטציה של זמנים כדי ש"נטל" הזמנים יתחלק בין כולם.
מכיוון שנושא שייכות לקבוצה ווירטואלית אינה מובן מאליו, רצוי שכל חברי הצוות, גם אלה שלא נכחו בישיבה, יעודכנו.

אמצעים טכנולוגיים
וידאו הוא האמצעי האופטימלי ביותר לניהול ישיבה וירטואלית. הוא מאפשר לקרוא תווי פנים ולהכיר את האנשים האחרים הנוכחים בישיבה. בנוסף, אחד הקריטריונים החשובים לבניית ישיבה מוצלחת היא בניית אמון בין חברי הצוות לבין מנהל הצוות. הפעלת וידאו תורמת לכך ומונעת אי הבנות תקשורתיות.

קביעת אג'נדה
מספר ימים לפני הישיבה מומלץ לשלוח למשתתפים אג'נדה מפורטת עם הנושאים וסדר הדיון. הרווארד ביזנס רוויו (HBS) ממליץ לבנות את הישיבה מקטעי דיון באורך מקסימלי של 10 דקות. הסיבה לכך נובעת מעדויות על ירידה בקשב בשל עודף טכנולוגיה ומידע. כמו כן הם ממליצים על הפסקות קצרות כדי למקד את הקשב.

הכנת מצגת
בצוותים רב-תרבותיים בהם לא תמיד מבינים את האנגלית של האחר בשל מבטאים שונים רצוי להכין מצגת כמצע לדיון ובמהלך המפגש להעלותה כדי ליצור הבנה ובהירות מקסימליים.

ניהול הישיבה
בישיבות ווירטואלית שיתוף ושיח פתוח הם סוג של אתגר ולכן מומלץ ליצור הפסקות כדי לאפשר למשתתפים לשתף את דעותיהם. אפשר גם לפתוח את דיאלוג Chat כך המשתתפים יכולים להיכנס באמצע השיח ולהרגיש שייכים לאורך הישיבה.

לסיכום, עבודה בצוותים ווירטואליים וניהול ישיבות מוצלחות דורשת התארגנות, הכנה, ותיאום ציפיות. הרב-תרבותיות של המשתתפים תורמת לפרודוקטיביות, לחשיבה יצירתית המשלבת תפיסות עולם שונות, ראיית שוק ומשתמש קצה שונה, סיעור מוחות פורה אשר בסופו של דבר תורמים להצלחה של הארגון.

פורסם בסטטוס