ישיבה ווירטואלית – להיות או לא להיות?

ישיבות ווירטואליות מהוות דרך מועילה לניהול צוותים גלובליים השואפים לתפוקה גבוהה, אבל לעיתים הישיבות לוקות בחוסר אפקטיביות ופרודוקטיביות לקונית.

לפי הרווארד ביזנס רוויו (HBS) הסיבות העיקריות לכך נובעות משלושה גורמים: פערים טכנולוגיים, נורמות ישיבה לא מתואמות וחוסר השתתפות של חברי הצוות. שלושת המרכיבים הללו לכאורה נשמעים כבנאליים אבל הוכיחו כמכריעים באי-יכולת לניהול אפקטיבי וירידה בתפוקה.

מנהל צוות אמריקאי אשר ניהל פרויקט במרחב הווירטואלי עם צוות סיני והולנדי סיפר: הסינים חוו אתגרי תקשורת שנבעו מחוסר התאמת הטכנולוגיה שסופקה ע"י האמריקאים. הטכנולוגיה הלא מהימנה גרמה לעיתים לעיכובים ואף לביטולים של ישיבות מתוכננות.

ההולנדים התעקשו שכל סעיף באג'נדה תהייה מוסכמת ע"י כל הצדדים, דבר ששיגע את האמריקאים אשר הסתפקו בהסכמת הרוב כדי לנוע קדימה.

למרות שרוב הישיבות הסתיימו בלי התנגדויות, פעם אחר פעם הסינים התלוננו לראש הצוות האמריקאי, דבר אשר גרם לעיכובים בגין הצורך לעלות את הנושא שוב בישיבה הבאה.

כשמתבוננים בישיבות הללו בקשיים הטכנולוגיים, בחוסר ההסכמות ובנורמות לא אחידות של ניהול הישיבות, רואים שלמעט הגורם הטכנולוגי רוב התסכולים נובעים מחוסר הבנה בין תרבותית של חברי הצוות וראש הצוות.

החדשות הטובות הן שאפשר גם אחרת. שלושת האתגרים שתיארתי ניתנים לפתרון ע"י התאמת הטכנולוגיה למדינה, על בניית נורמות אחידות לקיום הישיבות ועידוד השתתפות הצוותים דרך בניית אמון של הצוותים הרב-תרבותיים.