אתגרים בניהול צוותים ווירטואליים

האם אתה מנהל צוות שיושב במרחק 4,000 ק"מ. ממשרדך?

קפיצות הדרך הטכנולוגיות המרשימות של השנים האחרונות, במיוחד אלה המאפשרות לחברות גלובליות לנהל את עסקיהן מרחוק באמצעות ניהול צוותים ווירטואליים, יצרו מציאות חדשה, כזו שלא מצריכה שליחת עובד לחו"ל, אלא מאפשרת לנהל צוותים טכניים, פיתוח, ושיווק מרחוק. יחד עם זאת, ניהול צוותים ווירטואליים טומן בחובו מספר אתגרים והוא שונה מניהול אנשי צוות אשר יושבים בקרבתו הפיזית של המנהל.

כשמנהלים צוות ווירטואלי, הבדלים בין תרבותיים הם בלתי נמנעים, העניין הוא שבלי הבנת ההבדלים הללו, לא נצליח לנהל את הצוות הווירטואלי שלנו באופן פרודוקטיבי. המרכיב המרכזי לניהול צוות ווירטואלי הינו– אמון. אמון הוא הדבק שמאפשר לצוותים גלובליים להגיע להישגים גבוהים והעדר הבנה בין תרבותית, יפגע באמון ויגרום לירידה בתפוקה.

להלן דוגמה איך אמון מתדרדר במהרה: הישראלים עונים למיילים יחסית מהר, אפילו באותו יום וכך הם מצפים גם מאחרים, איתם הם עובדים. לעומתם איש צוות בברזיל מרגיש לגמרי בנוח לענות למייל רק אחרי מספר ימים, הרי כלום לא בוער. היפני "יתכווץ" ויפסיק לשתף את דעותיו ברגע שחבר הצוות האמריקאי יבקר את דבריו בישיבה הקבוצתית והגרמני יסלוד מאותו אמריקאי שעסוק בשיווק עצמי על ההישגים שלו, כי בעיני הגרמני זה מעורר חשדנות וחוסר אמינות. לפיכך, אם חברי הצוות הווירטואלי אינם מכירים ואינם מקבלים את הערכים התרבותיים של האחר, חילוקי דעות עלולים לגרום לדרמה ולחוסר אמון.

גוגל ב2016 הבינה שכדי שהצוותים הווירטואליים יהיו מוצלחים, מנהלי הצוותים צריכים להכיר בשונות וליצור תחושת שותפות ואמון. החוקרים בגוגל הגיעו למסקנה שהיכולות של כל אחד מהפרטים בצוות, למשל אישיות, כישורים, רמת האינטליגנציה או רקע, חשובות פחות מ"איך" חברי הצוות מתנהלים אחד עם השני.

הם מצאו שמתקיימים שני מרכיבים עיקריים בצוותים מוצלחים:

1. חברי הצוות דיברו באופן שווה בישיבות הווירטואליות
2. לחברי צוות רמת אינטליגנציה רגשית גבוהה.

החוקרים קראו למרכיב 2 "רגישות חברתית" שפרושו שאנשי הצוות היו בעלי כישורים לזהות איך השני מרגיש לפי טון הדיבור, שפת גוף ומבע העיניים (בשיחות מול מצלמה) ועוד רמזים בלתי-מילוליים.

פרופ. איימי אדמונסון מבית הספר למנהל עסקים בהרווארד מגדירה את שני המרכיבים הללו כ"בטחון פסיכולוגי," כלומר שחברי הצוות הווירטואלי מרגישים בטוחים לקחת סיכונים בין-אישיים. לפיכך, הצוותים הגלובליים חולקים אמונה שחברי הצוות האחרים לא ילעגו, יביכו או ישתיקו מי מהם על דעותיו השונות. חברי הצוות ירגישו בנוח להביא את עצמם כפי שהם, דבר אשר בונה אמון גם כשיש הבדלים בין תרבותיים בסגנון תקשורת, קבלת החלטות וביצוע פרויקטים.

יש מרכיבים שונים לבניית צוות ווירטואלי פרודוקטיבי שמגשר על ההבדלים הבין תרבותיים, מטפח אמון ושותפות ויודע להתנהל באופן אפקטיבי בישיבות הווירטואליות.

להלן מספר טיפים לניהול ישיבות ווירטואליות:

• כמנהל צוות, תבנה אג'נדה ברורה המגדירה מי מנהל את הישיבה, מי מדבר ומתי, מי אחראי על ניהול הזמן של הישיבה, ומי כותב את הפרוטוקול. חלוקת המשימות בונה תחושת אחריות אצל חברי הצוות ומאפשר לכל אחד בתורו לבחור את תפקיד.
• תנהל שיחות פרטניות עם אותם חברי צוות, אשר מהססים לשאת דברים במליאה הווירטואלית ותעודד אותם לשתף את דעותיהם ע"י תווך בינם לבין שאר חברי הצוות.
• תבהיר לאותם החברים אשר נוטים להיות דומיננטיים בישיבות הללו לא להיכנס לדברי אחרים, לא להפריע לרצף המחשבות והדיבור של החברים, שממעטים לדבר, ולאפשר קיום שתיקה מתוך הבנה שהינה חלק מהתקשורת.
• תוודא בסיום הישיבה אם המשימות ברורות ומקובלות על כולם. כדאי לבקש מחברי הצוות לשקף את מה שהבינו כדי שלא תהיינה אי-הבנות. עלייך לבדוק שלוח הזמנים לביצוע הינו ריאלי ולשלוח את הפרוטוקול בהקדם מאחר, שלמרות שבדרך כלל מתקשרים בשפה האנגלית, עבור חלק מחברי הצוות, אנגלית אינה שפת האם שלהם.

לסיכום, על צוותים ווירטואליים רב-תרבותיים לאמץ קבלת שונות וכוללנות כדי לשרוד, והאסטרטגיות שתיארתי דורשות הכנה והדרכה כי למעטים מאתנו כישורים מולדים לניהול צוותים רב-תרבותיים, גדלנו במדינות שונות ואימצנו לעצמנו הסתכלות גלובלית. זכרו שהטכנולוגיה היא דבר נפלא אך הנכס החשוב ביותר הוא ההון האנושי אשר יכריע האם החברה תצליח בזירה הגלובלית.

פורסם Startisrael